Oleh:
Riqar Manaba*
Ada banyak jenis organisasi mahasiswa di Indonesia, baik
internal maupun eksternal kampus. Masing-masing organisasi memiliki aturan dan
tujuannya masing-masing. Setiap organisasi akan membumikan misi organisasinya
melalui program kerja dan kerja-kerja nyata. Untuk merealisasikan program kerja
tersebut di butuhkan keterlibatan pengurus, anggota dan warga dalam tubuh
organisasi. Menjadi kewajiban bagi para pengurus untuk merealisasikan proker.
Proker juga menjadi salah satu tolak ukur dalam menilai dan menelisik
keberhasilan dalam suatu priode kepengurusan.
Kadar program kerja dalam lintasan bidang dan
departemen organisasi sangatlah berbeda-beda. Ada yang membutuhkan kepanitiaan,
tim kecil maupun beberapa person saja, tergantung seberapa besar beban kerja
dari program kerja tersebut. Biasanya, untuk ukuran kegiatan yang melibatkan
banyak anggota, menghadirkan tokoh lokal maupun nasional, pengunjung dan
lain-lain, suatu bentuk kepanitiaan pelaksana acara adalah solusi untuk suksesi
acara tersebut.
Biasanya, atas nama proses kaderisasi, pengurus akan
menggerakkan anggotanya dalam menangani suatu kegiatan acara. Perbedaan antara
pengurus dan panitia adalah terletak pada waktu dan Job Descriptionnya. Panitia
memiliki waktu yang relative singkat dan jobdesknya lebih spesifik. Sedangkan
pengurus memiliki waktu yang lebih lama (1 priode) dan jobdesk yang
berkelanjutan dan secara umum[3].
Sejauh ini, tak ada penilaian hakiki pada organisasi
mahasiswa mana yang paling ideal dalam menjalankan suatu acara. Dan kita boleh
saja berkiblat pada semua organisasi, mengambil energy positif dan di
transformasikan pada organisasi yang kita ikuti. Baik dari segi metode maupun
sistem. Masing-masing organisasi memiliki khas sendiri dalam menjalankannya.
Karena dalam masa priodik organisasi manapun selalu bergerak dinamis maupun
statis, karena SDM dalam tubuh organisasi akan selalu berganti-ganti tiap
tahunnya. Jadi, keberhasilan suatu organisasi dalam memanajemen kegiatan
tergantung dari SDM yang ada
***.
Bagi saya, membincangi masalah manajemen kepanitiaan
merupakan diskusi yang kurang menarik. Karena tantangan zaman sudah berbeda
dari zaman sebelumnya. Pada saat yang sama, kebanyakan organisasi masih memakai
kitab kuno peninggalan pendahulunya. Pola manajemen kepanitiaan yang saya lihat
merupakan pola amatiran dari al-kitab lama.
Melihat perkembangan zaman yang sangat pesat,
organisasi harusnya sedikit menggunakan prinsip kerja yang lebih professional seperti
prinsip Event Organizer (EO)[4] atau MICE (Meeting,
Incentive, Convention, Exebhition)[5] yang
mencakup seluruh jenis atau bentuk Event. Tapi, apa boleh di kata, mungkin kualitas
alumni siswa menengah yang baru melabelkan dirinya sebagai mahasiswa masih
terlihat polos sehingga masih terasa berat ketika di beri materi yang lebih professional.
Di samping aktivis mahasiswa hari ini yang belum berani mencoba pola baru untuk
mengolah kegiatan secara lebih professional.
***
Berikut struktur
dan job desk kepanitiaan yang lazim
di gunakan di dalam organisasi mahasiswa
1. Definisi
: Sekumpulan individu yang dipilih untuk mengerjakan tugas-tugas tertentu dalam
suatu acara yang direncanakan oleh suatu organisasi.
2. Fungsi
umum kepanitiaan: Membuat dan merencanakan format, desain acara.
Menyempurnakan organisasi panitia. Membangun koordinasi dan kerja sama.
Menetapkan keputusan operasional, Melakukan inventarisasi, publikasi dan dokumentasi.
Melaksanakan tahap-tahap acara. Upgrading, peningkatan dan evaluasi.
3. Tahapan
pembentukan kepanitiaan: Menetapkan tujuan ,sasaran serta target acara dan
kepanitiaan. Observasi dan penyusunan proposal. Menetapkan Sterring Committee
(SC). Menetapkan Organizing Comitee (OC). Merekrut anggota kepanitiaan.
Menegeluarkan SK legitimasi.
4. Sterring
Committee (SC): Penghubung antara organosasi penyelenggara dengan OC.
Merumuskan format dan desain acara (susunan acara, tema, materi dan pemateri,
waktu acara). Menetapkan time schedule atau grand desing. Menetapkan tugas umum
OC. Mengawasi dan mengarahkan kerja OC. Memberikan evaluasi kepanitiaan.
5. Organizing
Comitee (OC): Mengadakan koordinasi dengan SC. Memahami Format dan desain
acara. Membuat perencanaan operasional. Mengadakan konsolidasi internal.
Mengimplementasikan susunan acara sesuai yang disusun SC. Menetapkan keputusan
operasional. Mengadakan evaluasi teknis.
6. Struktur
kepanitiaan (Secara Umum). Ketua sekretaris
bendahara.seksi acaraseksi perlengkapanseksi humas dan danaseksi
publikasi, dekorasi dan dokumentasiseksi kesehatan dan keamananseksi konsumsi
dan seksi-seksi yang lain (transportasi, akomodasi…)
7. Job
Description (gambaran kerja)
Ketua: Berkordinasi dengan sc mengenai teknis kegiatan.
Memimpin dan mengkordinasi kepanitiaan (termasuk menentukan waktu rapat).
Memimpin rapat. Mengkordinasi setiap insirasi dan aspirasi. Mengevaluasi
kinerja anggota. Membangun system kerjasama yang solid. Menyelesaikan
permasalahan semaksimal mungkin. Bertanggung jawab atas seluruh pelaksanaan
kegiatan
Sekretaris:
Mengatur persiapan ratap (tempat dan peralatan yang diperlukan; whiteboard,
spidol dan penghapus). Membuat presensi rapat panitia. Melaksanakan notulensi
rapat. Mengeluarkan dan mengumpulkan surat. Menjadi pusat dan lalu lintas
informasi kepanitiaan. Membuat laporan kegiatan.
Bendahara:
Menyimpan dan mengatur pemakaian dana keuangan, Melaporkan kondisi keuangan
setiap kali rapat kepanitiaan, Membuat laporan keuangan
Seksi
Acara: Membuat time schedule, Mengatur susunan acara dan
teknis pelaksanaan acara yang telah ditetapkan (contoh susunan acara
terlampir), Bertanggung jawab atas jalanya acara, Menyiapkakn bahan dan
personal teknis pelaksanaan acara (korlap,materi, pemateri,petugas, dan
peserta), Menghubungi pemateri, Menyediakan cendramata pemateri, Menentukan
tempat penyelenggaraan acara, Mendata undangan yang akan hadir pada saat acara
pembukaan, Mengevaluasi jalannya acara dan membuat laporan, Mendata
barang-barang yang diperlukan (lcd, wireless, mic, meja kecil, dll…), Mengevaluasi
dan Membuat laporan kegiatan
Seksi
Kestari: Membuat time schedule, Membuat proposal permohonan
dana, Mengumpulkan time schedule dari masing-masing seksi dan dipublikasikan
kepanitia, Berkordinasi dengan sekretaris dalam melaksanakan tuga-tugasnya, Membuat
surat-surat yang dibutuhkan oleh seluruh seksi (surat permohonan spanduk,
permohonan menjadi pembicara, permohonan peminjaman tempat dll…), Mengadakan
fotocopy (jika ada), Menyiapkan kelengkapan panitia (bedge, sertifikat,
notebook, pulpen…), Menangani regestrasi peserta bersama seksi acara, Menyediakan
ATK, Mengevaluasi dan Membuat laporan kegiatan.
Seksi
perlengkapan: Membuat time schedule, Mendata dan menyiapkan barang-barang yang
dibutuhkan oleh seluruh seksi (kabel rool, genset, lampu, meja, jarik, lcd,
sound system dll…), Bertanggung jawab atas keberadaan barang-barang, Menyediakan
tempat kegiatan, Mengevaluasi dan Membuat laporan kegiatan
Seksi
Publikasi, dekorasi dan dokumentasi: Membuat time schedule,
Mempublikasikan acara yang akan dilaksanakan (spanduk, pamphlet, poster,
baleho, iklan dll…), Mendekorasi tempat acara, Melakukan dokumentasi setiap
acara termasuk persiapan acara, Mendata barang-barang yang diperlukan dan mem
PJ kan ke anggota (kalau bisa tanpa bantuan perlengkapan), Mengevaluasi dan
Membuat laporan kegiatan
Seksi
konsumsi: Membuat time schedule, Menyediakan konsumsi
panitia, peserta dan para undangan, Merencanakan teknis pemberian konsumsi, Mendata
barang-barang yang diperlukan (kalau bisa tanpa bantuan perlengkapan), Mendata
barang-barang yang diperlukan, Mengevaluasi dan Membuat laporan kegiatan.
Seksi
kesehatan dan keamanan: Membuat time schedule, Mendata
dan meyiapkan obat-obatan yang diperlukan, Memberikan layanan kesehatan kepada
panitia dan peserta, Bertanggung jawab atas keamanan selama acara berlangsung, Mengevaluasi
dan Membuat laporan kegiatan.
Seksi
humas dan dana: Membuat time schedule, Menyebar
undangan, Menentukan tujuan proposal (permohonan dana ke pemkot bontang, ke
hotel bumi sinyiur, ke pertamina, ke LNG dll…), Menyebar proposal dan
mengeceknya kembali (di PJ kan kesetiap anggota), Menyebarkan list sumbangan
dana kepada panitia (jika perlu), Mengevaluasi dan Membuat laporan kegiatan.[6]
***
Karena tak ada suatu manajemen kepanitiaan yang paling
ideal di bumi nusantara ini, termasuk penyampaian dari penulis, maka mari kita
diskusikan bagaimana cara memanajemen kegiatan acara secara efektif, efisien,
edukatif dan mencerahkan pihak-pihak yang terlibat dari kegiatan tersebut.
__________
1.Manajemen Kepanitiaan di sampaikan pada SANGGARA (sambut
anggota baru) IKAMI SULSEL Cab. Malang, Batu dan Kab. Malang pada 23 November 2013
di Golden Apple, Dau-Malang
2.(* Mahasiswa yang mungkin akan abadi di Kampus
Putih yang kini sebagai aktivis Kendari Kreatif
3.http://olanvis.blogspot.com/2010/11/manajamen-kepanitian-comitte-management.html
4.Selengkapnya
baca di www.manabacommunication.blogspot.com
Pengertian dan Sistem Kerja Event Organizer serta Makna MICE
5.Selengkapnya baca di www.manabacommunication.blogspot.com
MICE; Mesin Penggerak Ekonomi Kreatif; Metode Membangun, Mengembangkan dan
Memajukan Industri Kreatif
6.http://bemmersfkipunmul.blogspot.com/2008/12/manajemen-kepanitiaan.html
0 komentar:
Posting Komentar